Mahakata.com – Beberapa waktu lalu, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim, melakukan pemusnahan 4.479 berkas arsip statis.
Selain itu Dispora Kaltim juga menyerahkan 142 arsip statis kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim.
Dispora ke depannya melakukan upaya efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan dokumen pemerintahan daerah, dengan meluncurkan program digitalisasi arsip.
Rasman Rading, Kabid Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, mengatakan digitalisasi arsip guna memodernisasi pengelolaan dokumen pemerintah daerah.
“Daripada terus menyimpan dokumen fisik yang semakin menumpuk dan menghabiskan ruang, lebih baik kami musnahkan yang tidak relevan. Namun, semua proses ini tetap mengikuti aturan yang berlaku,” kata Rasman, Sabtu (9/11/2024).
Dengan menyimpan arsip dalam bentuk digital mencegah hilangnya dokumen penting yang dibutuhkan di masa depan.
“Dengan digitalisasi arsip, kami bisa memastikan dokumen tersebut tetap aman dan mudah diakses saat dibutuhkan,” jelasnya.
“Meskipun dokumen fisiknya dihancurkan, data penting dari arsip-arsip tetap terjaga dengan baik dalam bentuk digital,” lanjutnya.
Program ini diharapkan bisa mengurangi beban administrasi sekaligus menjaga keberlanjutan informasi yang masih relevan.
“Kami hanya memusnahkan arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan tidak lagi diperlukan untuk operasional dinas. Proses ini dilakukan dengan sangat hati-hati untuk memastikan tidak ada dokumen yang seharusnya disimpan,” tegasnya. (adv/DisporaKaltim)