Mahakata.com – Penjabat (Pj) Gubernur Kaltim Akmal Malik memberikan apresiasi kepada Tim Evaluator Program Beasiswa Kalimantan Timur (BKT) 2024 yang telah menyelesaikan tugas mereka dengan baik.
Tim evaluasi ini bekerja sejak Juli hingga Agustus 2024. Tim dibentuk berdasarkan SK Gubernur Nomor 100.3.3.1/K.214/2024.
“Pertama saya ingin menyampaikan terima kasih kepada Tim Evaluator Beasiswa Kalimantan 2024 yang sudah bekerja melakukan evaluasi pelaksanaan Beasiswa Kalimantan Timur,” kata Akmal Malik.
“Cukup banyak temuannya dan rekomendasinya cukup bagus,” tambahnya.
Akmal menegaskan konteks evaluasi ini sangat bagus, yakni dalam rangka perbaikan Program Beasiswa Kalimantan Timur. Secara umum, Akmal menilai program beasiswa ini memiliki tujuan yang sangat baik untuk peningkatan sumber daya manusia (SDM) Kaltim. Namun perbaikan dan koreksi harus dilakukan demi pengelolaan program ini lebih baik lagi.
Evaluasi dilakukan dengan model PODSCORB (Chalekian, 2013) mencakup tujuh elemen kunci. Pendekatan ini bertujuan untuk memberikan penilaian menyeluruh terhadap berbagai aspek pengelolaan, mulai perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penempatan sumber daya manusia (staffing), pengarahan (directing), koordinasi (coordinating), pelaporan (reporting) dan anggaran (budgeting).
Data diperoleh melalui data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari Focus Group Discussion bersama Badan Pengelola Beasiswa Kalimantan Timur (BPBKT), Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Badan Kepegawaian Daerah dan Biro Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Kalimantan Timur.
Selain itu juga dilakukan survei kuantitatif kepada penerima dan pelamar BKT sebanyak 123 responden. Sedangkan data sekunder diperoleh dari media sosial, media mainstream dan dokumen kerja.
Evaluasi menyoroti beberapa hal meliputi penerimaan positif terhadap program beasiswa serta metode penerimaan beasiswa yang terus diperbaiki dari tahun ke tahun.
Area utama analisis meliputi konteks (mission), input (man, money, materials), proses (method, machine) dan produk (man, method).
Tim Evaluator memberikan enam rekomendasi, di antaranya:
– Visi Misi Program
Selain tujuan program, perlu ditetapkan visi dan misi program BKT yang selaras dengan rencana pembangunan Provinsi Kalimantan Timur dan terukur. Semua kegiatan dan keputusan BPBKT nantinya harus selaras dengan visi dan misi organisasi.
Visi dan misi harus menjadi panduan utama dalam setiap perencanaan, termasuk kerja sama dengan pihak lain, serta diterapkan di setiap level manajemen dalam pengambilan keputusan sehari-hari
– Monitoring dan Evaluasi
Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program dan pengelola BKT secara berkala, termasuk melakukan survei terhadap penerima beasiswa dan masyarakat Kaltim.
Monitoring dan evaluasi mutlak diperlukan demi efektivitas program apakah sudah sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan.
Perlu dibuat atau menambah fitur dalam sistem online yang memungkinkan proses monitoring dilakukan secara real time oleh pejabat yang berwenang
– Sumber Daya Manusia
Melakukan proses rekrutmen terhadap anggota BPBKT dan tim sekretariat yang transparan dan terukur berdasarkan kebutuhan spesifik dan spesialisasi tiap personel.
Menetapkan spesifikasi tugas dan wewenang tiap anggota pengelola beasiswa.
Membatasi masa jabatan anggota BPBKT dan melakukan rotasi secara berkala pada tim sekretariat.
– Koordinasi dan Kolaborasi
Menetapkan struktur organisasi yang jelas terhadap badan pengelola dan bagaimana posisinya terhadap Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dan atau organisasi perangkat daerah lainnya, termasuk garis pengawasan dan koordinasi.
Menguatkan kolaborasi dan koordinasi antara BPBKT dengan stakeholders Pemprov Kaltim, dengan pemerintah kabupaten/kota, dunia pendidikan, pihak swasta dan lembaga strategis lainnya.
– Infrastruktur Teknologi Informasi
Mengoptimalkan teknologi informasi dengan mengintegrasikan berbagai sumber data seperti data kependidikan, data kependudukan, data kemiskinan dan data-data terkait lainnya demi efisiensi.
Membuat fitur chatbot dengan memanfaatkan generative artificial intelligence agar pertanyaan dan aduan mengenai program beasiswa dapat tertangani dengan efisien.
– Regulasi
Membuat regulasi baru terkait program BKT dan badan pengelola yang memuat rekomendasi- rekomendasi yang diberikan.